Apabila anda ingin memohon kerja sebaik tamat pengajian, anda mungkin perlu memohon Surat Senat daripada pihak universiti sebagai pengesahan bahawa anda layak untuk graduasi setelah menepati segala syarat-syarat pengajian yang ditetapkan oleh pihak universiti.
Bakal majikan biasanya akan meminta surat ini memandangkan anda belum benar-benar graduasi daripada sesuatu universiti itu walaupun telah menamatkan kesemua peperiksaan dan lulus.
Dua dokumen penting yang sering menjadi kekeliruan ialah Surat Senat dan Surat Tamat Belajar.
Walaupun kedua-duanya berkaitan dengan penamatan pengajian seseorang pelajar, terdapat perbezaan ketara dari segi maksud, kegunaan dan pengeluaran dokumen tersebut.
Apa itu Surat Senat?
Surat Senat, atau lebih dikenali sebagai Senate Letter dalam bahasa Inggeris, merupakan dokumen rasmi yang dikeluarkan oleh pihak Senat universiti kepada pelajar yang telah disahkan menamatkan pengajian dan memenuhi semua syarat penganugerahan ijazah atau diploma.
Senat, sebagai badan akademik tertinggi di sesebuah universiti, bertanggungjawab untuk mengesahkan status graduasi setiap pelajar.
Ini bermakna, sebelum sesuatu ijazah dianugerahkan secara rasmi dalam upacara konvokesyen, Senat perlu bermesyuarat dan meluluskan senarai nama graduan.
Kepentingan utama dokumen ini terletak pada pengiktirafan rasmi status graduasi seseorang.
Walaupun ia bukan skrol ijazah itu sendiri, dokumen ini adalah bukti kukuh bahawa pelajar telah berjaya menamatkan pengajian dan telah memenuhi semua kriteria akademik yang ditetapkan.
Ini termasuklah lulus semua kursus yang diperlukan, memenuhi jam kredit yang mencukupi, dan mencapai Gred Purata Kumulatif (CGPA) yang disyaratkan.
Bagi kebanyakan pelajar, Surat Senat adalah dokumen pertama yang mereka terima yang mengesahkan status graduan mereka sebelum skrol ijazah sebenar dikeluarkan.
Kepentingan Surat Senat
Terdapat beberapa sebab mengapa dokumen memainkan peranan penting dalam perjalanan pasca-graduasi seorang pelajar:
- Kelulusan Syarikat Berkanun: Sesetengah institusi atau badan berkanun memerlukan surat ini sebagai pengesahan akademik sebelum membenarkan pelajar menyertai sektor tertentu.
- Pengesahan Akademik: Surat Senat berfungsi sebagai bukti rasmi bahawa pelajar telah menamatkan pengajian dan layak untuk bergraduasi.
- Dokumen Sokongan Kerjaya: Banyak majikan meminta dokumen ini sebagai syarat untuk pengambilan kerja sebelum ijazah rasmi dikeluarkan.
- Permohonan Lanjutan Pengajian: Ia diperlukan untuk pelajar yang ingin melanjutkan pengajian ke peringkat lebih tinggi.
Artikel berkaitan: Contoh Surat Pengesahan Pendapatan
Perbezaan dengan Surat Tamat Belajar
Berbeza dengan Surat Senat, Surat Tamat Belajar (kadangkala dirujuk sebagai Completion Letter atau Graduation Eligibility Letter) adalah dokumen yang lebih awal dikeluarkan oleh fakulti atau jabatan kepada pelajar yang telah memenuhi syarat untuk menamatkan pengajian berdasarkan rekod akademik mereka.
Surat ini biasanya dikeluarkan sejurus selepas keputusan peperiksaan akhir disahkan, menyatakan bahawa pelajar telah melengkapkan program pengajian.
Surat Tamat Belajar berfungsi sebagai notis awal kepada pelajar bahawa mereka layak untuk bergraduat. Ia tidak melibatkan pengesahan rasmi oleh Senat universiti.
Oleh itu, ia mungkin tidak mempunyai berat yang sama seperti Surat Senat apabila digunakan untuk tujuan rasmi yang lebih kritikal, seperti permohonan pekerjaan yang memerlukan pengesahan rasmi dari pihak universiti.
| Perkara | Surat Senat | Surat Tamat Belajar |
|---|---|---|
| Status Kelulusan | Disahkan oleh Senat universiti | Hanya mengesahkan pelajar tamatkan kursus |
| Kepentingan | Digunakan sebagai bukti akademik rasmi | Berguna untuk tujuan sementara seperti permohonan kerja |
| Keberkesanan | Diiktiraf lebih luas oleh pihak berkuasa akademik dan profesional | Tidak menjamin kelulusan akhir dari universiti |
Pelajar mungkin memerlukan kedua-dua dokumen ini bergantung pada keperluan mereka.
Jika mereka perlu memohon pekerjaan sebelum mendapat ijazah rasmi, dokumen menjadi dokumen yang lebih sahih.
Contoh Surat Senat
Berikut merupakan contoh-contoh Surat Senat yang dikeluarkan oleh beberapa universiti di Malaysia. Kredit gambar kepada Facebook Unit Pengambilan Polis Diraja Malaysia.
